Política de Tratamiento de Datos Personales
En cumplimiento de los deberes establecidos para el tratamiento de los datos e información de carácter personal de titularidad de terceros por la Ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y en el Decreto Único Reglamentario del Sector Industria, Comercio y Turismo No. 1074 de fecha del 26 de mayo de 2015, así como en las demás normas que la adicionen, modifiquen o reglamenten, PANA BUSINESS S.A.S. (en adelante «PANA BUSINESS S.A.S.»), sociedad comercial legalmente constituida, con domicilio principal en la Calle 36N # 6A-65, Oficina 1405 – WORLD TRADE CENTER de la ciudad de Cali, departamento del Valle del Cauca, e identificada con el NIT 800.076.093-3, pone en conocimiento del público nuestra política de tratamiento de datos personales (en adelante «PTDP»).
El propósito de la PTDP es informar y definir tanto las reglas de tratamiento de la información y datos personales al interior de nuestra empresa así como las pautas para que los titulares de los datos puedan ejercer de manera oportuna y efectiva sus derechos a la intimidad, buen nombre e información en los términos de los artículos 15 y 20 de la Constitución Nacional de la República de Colombia, especialmente, en lo atinente a la facultad de todas las personas de “conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos”, recomendamos hacer una lectura juiciosa del presente documento.
1. OBJETIVO
El presente documento, contentivo de las políticas de tratamiento de la información y datos personales de PANA BUSINESS S.A.S., da cumplimiento a lo establecido en el Título VI de la Ley 1581 de 2012, específicamente a las disposiciones contenidas en sus artículos 17 y 18, así como a lo reglado en la Sección 3 del Capítulo 25 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, por medio del cual se reglamentó la precitada ley. En concordancia con lo anterior, se describen a continuación los procedimientos establecidos por nuestra compañía para hacer un debido tratamiento de las informaciones y datos de titularidad de terceros.
2. LEGISLACIÓN APLICABLE E INTERPRETACIÓN
La PTDP de PANA BUSINESS S.A.S. estará sujeta a las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto Único 1074 de 2015 que la reglamenta; por tal motivo, cualquier vacío en la normatividad citada se interpretará de conformidad con las disposiciones de la legislación colombiana en general, así como a la luz de los artículos 15 y 20 de la Constitución Nacional de la República de Colombia.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La PTDP de PANA BUSINESS S.A.S. será aplicable a dicha sociedad, a sus dependientes, bien sean filiales o subordinadas, que, en virtud de la explotación y el desarrollo legal y responsable del objeto social de la compañía, hubieren recopilado u obtenido información o datos personales de titularidad de distribuidores, proveedores, clientes, colaboradores, trabajadores o de terceros en general.
4. ALCANCE
Esta PTDP se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de PANA BUSINESS S.A.S. cada una individualmente considerada como responsable del tratamiento de Datos Personales.
5. DEFINICIONES
PANA BUSINESS S.A.S. pone en conocimiento de los titulares de la información y datos personales las siguientes definiciones y conceptos cuyo uso reiterativo en el marco de las PTDP impone el deber a la compañía de informar de manera completa y oportuna acerca del alcance de las diferentes nociones, al tenor de lo dispuesto por los artículos 3, 5 y 26 de Ley 1581 de 2012 y conforme a lo reglado por el artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015:
a) Autorización: Se entiende por autorización al consentimiento previo, expreso e informado que el titular de la información y datos personales otorga a PANA BUSINESS S.A.S. para que esta última pueda ejecutar actividades que impliquen tratamiento de dichos datos e informaciones.
b) Base de datos: Entiéndase por base de datos al conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento por parte de PANA BUSINESS S.A.S.
c) Dato personal: Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables.
d) Dato sensible: Se entiende por datos sensibles a aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y las garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y reproductiva y los datos biométricos.
e) Dato público: Entiéndase por dato público aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. En general, son considerados datos públicos, entre otros, aquellos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, así como en sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva por expresa disposición legal.
f) Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
g) Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
h) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
i) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
j) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento, dirigida al titular de las informaciones y datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la PTDP de PANA BUSINESS S.A.S. que le será aplicable, la forma de acceder a la misma y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a sus datos personales.
k) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, quien a su vez es responsable del tratamiento, y se encuentra ubicado dentro o fuera del país.
l) Transmisión: La transmisión es una modalidad de tratamiento de las informaciones y datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de actividades de tratamiento por el encargado, pero siempre por cuenta del responsable.
m) Registro Nacional de Bases de Datos: Es el directorio público de las bases de datos personales sujetas a actividades de tratamiento que operan en el país, cuya administración está a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio como máxima autoridad administrativa de vigilancia y control en materia de tratamiento de datos personales y hábeas data.
6. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
PANA BUSINESS S.A.S. entidad con domicilio en la Calle 36N # 6A-65, Oficina 1405 – WORLD TRADE CENTER de la ciudad de Cali, Colombia, identificada con el NIT 800.076.093-3 y Correo electrónico: [email protected], Teléfono +602 3877970.
7. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
PANA BUSINESS S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, declara que la presente PTDP se encuentra ajustada a las disposiciones de orden legal contenidas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, por lo que en el desarrollo de las actividades de tratamiento, en la aplicación de la PTDP, y en la interpretación que de ella se hiciere con fundamento en las normas antes citadas, se aplicarán armónicamente los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, en los términos previstos por el artículo 4º de Ley 1581 de 2012, a saber:
- Legalidad: El Tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios).
- Finalidad: Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.
- Libertad: La recolección de los Datos Personales solo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informada del Titular.
- Veracidad o Calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veráz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.
- Seguridad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Confidencialidad: Todos los funcionarios que trabajen en PANA BUSINESS S.A.S. están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo en PANA BUSINESS S.A.S.
8. CONSIDERACIONES GENERALES FRENTE AL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES
PANA BUSINESS S.A.S. realiza la recolección de las informaciones y datos personales a través de su página web, mediante mensajes de texto, documentos requeridos para la vinculación de proveedores, a través de las hojas de vida presentadas por los trabajadores en los procesos de selección y documentos necesarios para la vinculación de los mismos a los diferentes sistemas de seguridad social y riesgos laborales, así como los suministrados por los clientes para el cumplimiento de las finalidades previamente indicadas.
Las informaciones y datos personales recolectados por PANA BUSINESS S.A.S. serán almacenados en medios físicos y digitales según el tipo de dato y los soportes en que se encuentre registrado. PANA BUSINESS S.A.S. dispondrá de medidas físicas y tecnológicas razonables para garantizar la protección e integridad de los datos almacenados, así como para atender de manera oportuna cualquier incidente que se presente y represente un riesgo para los datos personales objeto de tratamiento.
9. TRATAMIENTO Y FINALIDADES AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES TRATADOS POR LA COMPAÑIA
En desarrollo de los principios de finalidad y libertad contemplados en la Ley, la recolección de datos personales por parte de PANA BUSINESS S.A.S. se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente y a lo establecido en esta PTDP. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se recolectarán datos personales sin Autorización del Titular. PANA BUSINESS S.A.S. mantendrá la confidencialidad de los datos personales objeto de Tratamiento y sólo los divulgará bajo autorización expresa del titular o por solicitud manifiesta de las entidades de vigilancia y control y autoridades que tengan la facultad legal de solicitarla y permitirá en todo momento y de manera gratuita conocer, actualizar y corregir la información personal del Titular de conformidad con la Ley.
PANA BUSINESS S.A.S., actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades:
A. Finalidades generales para el tratamiento de Datos Personales
- Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales (incluyendo la participación en concursos, rifas y sorteos) realizados por PANA BUSINESS S.A.S.;
- Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y análisis estadísticos para usos internos;
- Controlar el acceso a las oficinas de PANA BUSINESS S.A.S. y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas videovigiladas;
- Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y transmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;
- Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas;
- Transferir la información recolectada a distintas áreas de PANA BUSINESS S.A.S. y a sus compañías vinculadas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros);
- Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;
- Registrar sus datos personales en los sistemas de información de PANA BUSINESS S.A.S. y en sus bases de datos comerciales y operativas;
- Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de PANA BUSINESS S.A.S.
B. Respecto a los datos personales de nuestros Clientes:
- Para cumplir las obligaciones contraídas por PANA BUSINESS S.A.S. con sus Clientes al momento de adquirir nuestros productos;
- Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por PANA BUSINESS S.A.S.;
- Enviar información sobre ofertas relacionadas con nuestros productos que ofrece PANA BUSINESS S.A.S. y sus compañías vinculadas;
- Para el fortalecimiento de las relaciones con sus Clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio;
- Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores;
- Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos y los de sus compañías vinculadas a nivel mundial;
- Capacitar vendedores y agentes en aspectos básicos de gestión comercial de los productos ofrecidos por PANA BUSINESS S.A.S.;
- Permitir que compañías vinculadas a PANA BUSINESS S.A.S. con las cuales ha celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad y el adecuado tratamiento de los datos personales tratados, contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés;
- Controlar el acceso a las oficinas de PANA BUSINESS S.A.S. y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas videovigiladas;
- Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web de PANA BUSINESS S.A.S. incluyendo descargas de contenidos y formatos.
C. Respecto a los datos personales de nuestros empleados:
- Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad;
- Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de PANA BUSINESS S.A.S. tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras;
- Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable;
- Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros;
- Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo de este;
- Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización;
- Planificar actividades empresariales.
D. Respecto a los Datos de Proveedores:
- Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por PANA BUSINESS S.A.S.;
- Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones;
- Para hacer el registro en los sistemas de PANA BUSINESS S.A.S.;
- Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes.
E. Respecto a los datos personales de nuestros accionistas:
- Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de PANA BUSINESS S.A.S.;
- Para el pago de dividendos;
- Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a los accionistas para las finalidades anteriormente mencionadas.
PARÁGRAFO:
En todos los casos relacionados en este artículo, se incluye como finalidad del Tratamiento de los datos la transferencia y/o la transmisión de los datos personales a terceras personas en calidad de encargados o responsables, según corresponda, tanto a nivel nacional como internacional, según se requiera para la adecuada gestión de las actividades y responsabilidades a cargo de PANA BUSINESS S.A.S.
10. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de PANA BUSINESS S.A.S., tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:
- Conocer los Datos Personales sobre los cuales PANA BUSINESS S.A.S. está realizando el Tratamiento en su calidad de responsable. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a PANA BUSINESS S.A.S. para el Tratamiento de sus Datos Personales, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de Ley 1581 de 2012.
- Ser informado por PANA BUSINESS S.A.S. previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
- Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento de aquellos PANA BUSINESS S.A.S. no respetare los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. En todo caso, dicha revocatoria y/o supresión procederá únicamente cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el desarrollo de las actividades de tratamiento, la empresa ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución Nacional de la República de Colombia.
11. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR
Con arreglo a lo estatuido por el artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, los derechos de los titulares de los datos e informaciones de carácter personal podrán ser ejercidos por las personas que se mencionan a continuación:
a) Por el respectivo titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que ponga a disposición el responsable.
b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d) Por estipulación a favor de otro o para otro.
e) En el caso que el titular de la información sea un menor de edad, sus derechos podrán ser ejercidos únicamente por las personas que de conformidad con la ley estén facultadas para representarlos.
12. DEBERES DE PANA BUSINESS S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
PANA BUSINESS S.A.S. tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, PANA BUSINESS S.A.S. hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.
PANA BUSINESS S.A.S. atenderá los deberes previstos para los responsables del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.
13. ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA
El proceso de Mejora Continua tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de esta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de PANA BUSINESS S.A.S. están obligados a reportar estas Bases de Datos al proceso de Mejora Continua y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.
El proceso de Mejora Continua también ha sido designado por PANA BUSINESS S.A.S. como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Esta área se encuentra ubicada en el domicilio: Calle 36N # 6A-65, Oficina 1405 de la ciudad de Cali, Colombia, y puede ser contactada a través del correo electrónico: [email protected].
14. AUTORIZACIÓN
PANA BUSINESS S.A.S. solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento. Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por PANA BUSINESS S.A.S. tales como:
- Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado por PANA BUSINESS S.A.S.
- De forma oral, a través de una conversación telefónica o en videoconferencia.
- Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.
- IMPORTANTE: En ningún caso PANA BUSINESS S.A.S. asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.
15. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
15.1. Tratamiento de Datos Personales de Naturaleza Sensible
El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, PANA BUSINESS S.A.S. informará al Titular:
- Que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
- Cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.
- Adicionalmente, PANA BUSINESS S.A.S. tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza. Para este fin, PANA BUSINESS S.A.S. ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas contenidas en sus Políticas y Procedimientos, de obligatorio cumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores, compañías vinculadas y aliados comerciales.
15.2. Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes
PANA BUSINESS S.A.S. conoce y respeta la prohibición establecida en el artículo 7 de Ley 1581 de 2012 respecto del tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes, salvo en aquellos casos en que los mismos sean de aquellos datos susceptibles de ser considerados como de naturaleza pública.
Por lo anterior, y en el evento en que la compañía pretenda adelantar actividades de tratamiento de datos personales públicos de titularidad de menores de edad, PANA BUSINESS S.A.S. abogará y respetará el interés superior de éstos, asegurando un absoluto respeto de sus derechos fundamentales. Así mismo, PANA BUSINESS S.A.S. se abstendrá de someter dichos datos a actividades de tratamiento sin que medie la respectiva autorización del representante legal del menor de edad titular de la información en los términos de ley y de acuerdo con la presente PTDP, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, en atención a su capacidad para conocer y entender los términos de la autorización que sus representantes otorguen.
16. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN
En los términos del artículo 13 de Ley 1581 de 2012, las informaciones y datos personales podrán ser suministrados por PANA BUSINESS S.A.S., previa solicitud escrita para el efecto, a las siguientes personas:
a) A los respectivos titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones.
c) A los terceros que hubieren sido expresamente autorizados por el titular de los datos o que por expresa disposición legal estén facultados para solicitar la información.
17. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
Los Titulares de Datos Personales tratados por PANA BUSINESS S.A.S. tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de estos para fines específicos. Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva son:
- Comunicación dirigida a PANA BUSINESS S.A.S., Mejora Continua, Calle 36N # 6A-65, Oficina 1405, Cali Colombia.
- Solicitud presentada al correo electrónico: [email protected]
- Solicitud presentada a través del teléfono +57 387 7970.
17.1 Procedimiento para la realización de peticiones y consultas
El Titular podrá consultar sus datos personales en cualquier momento. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.
El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
La consulta y/o petición debe contener como mínimo, el nombre completo del titular y su número de identificación, nombre completo e identificación del solicitante, indicación de la solicitud de conocimiento y acceso a la información objeto de tratamiento de forma clara y concisa, y datos para notificación (dirección, teléfono, celular o móvil y correo electrónico).
Si la consulta y/o petición realizada por el Titular del dato resulta incompleta, PANA BUSINESS S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.
Las peticiones y/o consultas serán atendidas por PANA BUSINESS S.A.S. en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
17.2 Procedimiento para la realización de quejas y reclamos
De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información tratada por PANA BUSINESS S.A.S. deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar una solicitud ante PANA BUSINESS S.A.S. la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:
- El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
- La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por PANA BUSINESS S.A.S. indicados en el presente documento y contener, como mínimo, la siguiente información:
- El nombre y dirección de domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
- Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización.
- La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta (descripción de los hechos en que se funda la queja o reclamación).
- Pruebas documentales que se desee hacer valer
- Si la solicitud se presenta incompleta, PANA BUSINESS S.A.S. deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su solicitud.
- En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado al proceso Legal de Administración y Finanzas, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
- Una vez recibida la solicitud, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que ésta sea decidida.
- El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
18. REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD
La presentación de consultas, peticiones y reclamos ante la empresa constituye requisito de procedibilidad para elevar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio frente a una presunta vulneración de los derechos de los titulares de las informaciones o datos personales, por lo que dicha entidad no dará trámite a las quejas que se interpusieren sin el agotamiento de la etapa previa antes mencionada. Todo lo anterior, de conformidad con lo consagrado en el artículo 16 de Ley 1581 de 2012.
19. INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA
Cuando se utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de PANA BUSINESS S.A.S. ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como "cookies", a través de las cuales se recolecta información de sesión del usuario de la página web, para personalizar la navegación en el sitio web de acuerdo con las configuraciones y preferencias del usuario; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. No obstante, el usuario de los sitios web de PANA BUSINESS S.A.S. tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las "cookies", de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.
20. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
PANA BUSINESS S.A.S. en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de PANA BUSINESS S.A.S. se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. PANA BUSINESS S.A.S. no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de PANA BUSINESS S.A.S. y sus encargados. PANA BUSINESS S.A.S. exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como encargados.
21. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES
PANA BUSINESS S.A.S. podrá revelar a sus compañías vinculadas a nivel mundial, los Datos Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta PTDP. Igualmente, PANA BUSINESS S.A.S. podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a PANA BUSINESS S.A.S. cuando:
- Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de PANA BUSINESS S.A.S.
- Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.
En todo caso, cuando PANA BUSINESS S.A.S. desee enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:
- Los alcances y finalidades del tratamiento.
- Las actividades que el Encargado realizará en nombre de PANA BUSINESS S.A.S.
- Las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular del dato y PANA BUSINESS S.A.S.
- El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la Ley colombiana y la presente política.
- La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos, así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.
- Una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas tanto por PANA BUSINESS S.A.S. como por el Encargado de los datos en su lugar de destino.
PANA BUSINESS S.A.S. no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y sus Decretos Reglamentarios.
22. VIGENCIA
Esta PTDP está vigente desde el 23 de enero de 2020 y de manera indefinida, por lo que su contenido obliga a la compañía mientras permanezcan vigentes las relaciones contractuales, comerciales, laborales o meramente informativas con los titulares de las informaciones y datos personales. Lo anterior, sin perjuicio del derecho de los titulares a solicitar la revocatoria de la autorización para el tratamiento de sus datos e informaciones personales.
En todo caso, y aun cuando medie solicitud de revocatoria de la autorización para el tratamiento, PANA BUSINESS S.A.S. advierte que, de conformidad con lo dispuesto en esta PTDP, los datos personales serán conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación de carácter legal o contractual que hubiere surgido entre la empresa y el respectivo titular.
PANA BUSINESS S.A.S. se reserva el derecho a hacer ajustes al contenido de la presente PTDP cuando las actividades del tratamiento y/o la finalidad del tratamiento de los datos e información personal cambien, o cuando los cambios normativos en la materia lo justifiquen. En todo caso, dichos cambios serán debidamente comunicados a los titulares a través de los mecanismos eficientes de comunicación comúnmente utilizados en el giro ordinario de las relaciones comerciales o promocionales que con ellos se sostienen.
